Viamedis Contact : Le Guide complet pour particuliers et professionnels de santé en 2025

Vous cherchez à contacter Viamedis ? Vous rencontrez un problème pour créer ou accéder à votre compte sur le portail web ?

Que vous soyez un particulier souhaitant obtenir des informations sur votre prise en charge ou un professionnel de santé gérant son Tiers Payant, accéder rapidement au bon service est essentiel.

Ainsi, cet organisme, en tant qu’opérateur de Tiers Payant pour de nombreuses complémentaires santé, est l’interface technique entre votre mutuelle et le praticien.

C’est pourquoi les canaux de contact mail, adresse postale et par téléphone sont strictement segmentés en fonction de votre profil.

 

Premiers pas : Créer un compte et se connecter à Viamedis

La plateforme constitue l’outil central de gestion du tiers-payant pour plus de 600 organismes complémentaires en France.

Alors, que vous soyez médecin, pharmacien, dentiste ou autre professionnel de santé, votre accès à cette interface conditionne la fluidité de vos remboursements et la gestion de vos télétransmissions.

Pour créer votre compte professionnel, rendez-vous sur le portail www.viamedis.fr.

Le processus d’inscription nécessite votre numéro RPPS ou ADELI, vos informations d’identification professionnelle ainsi qu’un justificatif d’activité.

L’activation du compte intervient généralement sous 48 heures ouvrées après validation par les équipes.

Une fois votre compte activé, vous accédez à un tableau de bord complet.

Il vous permet de suivre vos facturations en temps réel, consulter l’état de vos paiements, gérer vos rejets de dossiers et télécharger vos relevés mensuels.

L’interface centralise l’ensemble de vos échanges avec les mutuelles partenaires, évitant ainsi la multiplication des démarches administratives.

Professionnel de Santé : Accès à l’espace pro

L’accès à votre espace professionnel s’effectue exclusivement via le site officiel.

Contrairement à d’autres plateformes, l’organise ne propose pas d’application mobile dédiée pour les professionnels.

La connexion se fait uniquement depuis un navigateur web sécurisé.

Lors de votre première connexion, le système vous demandera de configurer un mot de passe robuste respectant des critères de sécurité stricts.

Donc, pour accéder à votre espace, saisissez votre identifiant professionnel (généralement votre numéro RPPS) et votre mot de passe.

En cas de doute sur vos identifiants, privilégiez le formulaire de récupération disponible sur la page de connexion plutôt qu’un appel téléphonique qui engendrera une attente plus longue.

L’espace pro vous permet notamment de :

• Transmettre vos factures en télétransmission sécurisée
• Suivre le statut de traitement de chaque dossier
• Consulter vos paiements prévisionnels et effectifs
• Télécharger vos bordereaux de remboursement
• Accéder aux conventions et barèmes des mutuelles partenaires
• Gérer vos informations professionnelles et bancaires

Problème de connexion : Les solutions immédiates

Les difficultés d’accès à l’espace pro représentent l’une des frustrations les plus courantes signalées par les professionnels de santé.

Avant de contacter le support, plusieurs vérifications simples peuvent résoudre la majorité des problèmes rencontrés.

• Vérification de vos identifiants : L’erreur la plus fréquente provient d’une confusion entre l’identifiant de connexion et le numéro RPPS. Assurez-vous d’utiliser l’identifiant exact communiqué lors de l’activation de votre compte. Attention également à la casse : les majuscules et minuscules sont différenciées.
• Mot de passe oublié ou bloqué : Après trois tentatives infructueuses, votre compte est automatiquement verrouillé pour des raisons de sécurité. Utilisez la fonction « Mot de passe oublié » disponible sur la page de connexion. Vous recevrez un lien de réinitialisation par email sous quelques minutes. Si vous ne recevez rien, vérifiez vos spams et assurez-vous que l’adresse email enregistrée dans votre compte est toujours valide.
• Problèmes techniques persistants (error 15) : Si le site affiche un message d’erreur générique ou ne répond pas, plusieurs causes sont possibles. Un problème de cache navigateur peut empêcher le chargement correct de la page. Essayez de vider le cache ou d’utiliser la navigation privée.
• Contexte post-cyberattaque : Suite à l’attaque informatique majeure de février 2024 ayant touché plus de 33 millions d’assurés, Viamedis a considérablement renforcé ses protocoles de sécurité. Des déconnexions automatiques plus fréquentes, des demandes de renouvellement de mot de passe et des vérifications supplémentaires peuvent désormais survenir. Ces mesures, bien qu’occasionnellement contraignantes, garantissent la protection de vos données et celles de vos patients.

Si malgré ces vérifications l’accès reste impossible pendant plus de 24 heures, contactez le support technique via le formulaire dédié de votre espace pro (accessible même sans connexion complète via la page « Besoin d’aide ») ou appelez le 0 825 076 076.

Besoin d’Aide ? Pourquoi contacter Viamedis par téléphone ou mail ?

Déterminer le bon canal de contact selon votre situation permet d’obtenir une réponse rapide et adaptée.

D’ailleurs, c’est la devise de tout autre organisme tout comme, par exemple, pour contacter NoveoCare par téléphone, mail, adresse postale.

A cet égard, l’organisme privilégie une approche graduée.

Les demandes simples peuvent alors être résolues en ligne, tandis que les problématiques complexes nécessitent un échange direct.

Situations nécessitant un contact :

Les professionnels de santé contactent généralement le service client pour des problèmes de télétransmission refusée ou des retards de paiement inexpliqués.

Aussi, ils communiquent pour des questions sur l’application des conventions tarifaires, ou des difficultés d’accès technique à la plateforme.

La traçabilité des échanges étant cruciale dans le secteur de la santé, le formulaire en ligne constitue souvent le meilleur choix initial.

Les particuliers cherchant à joindre l’organisme  se heurtent fréquemment à une incompréhension de son rôle.

En effet, la société n’est pas votre interlocuteur pour les questions de remboursement, de prestations ou de contrat mutuelle.

Vous devez contacter directement votre organisme complémentaire (Malakoff Humanis, AESIO, Harmonie Mutuelle, etc.).

Le gestionnaire interviendra uniquement si votre mutuelle vous oriente spécifiquement vers eux pour un problème technique de traitement de dossier.

Quand le site ne fonctionne pas : cyber-incident ou maintenance ?

Depuis la cyberattaque de février 2024 qui a exposé les données de millions d’assurés via une usurpation d’identité d’un compte professionnel, l’organisme fait l’objet d’une surveillance accrue de la CNIL.

L’entreprise a dû fermer temporairement ses portails et renforcer drastiquement sa sécurité informatique.

Ainsi, si vous constatez une impossibilité totale d’accéder à l’espace client ou professionnel, plusieurs hypothèses doivent être envisagées :

• Maintenance programmée : L’organisme effectue régulièrement des opérations de maintenance, généralement annoncées sur la page d’accueil du site. Ces interventions ont lieu principalement la nuit ou en début de week-end pour limiter l’impact.
• Incident technique majeur : Une panne générale touche simultanément tous les utilisateurs. Dans ce cas, la page d’accueil affiche généralement un message d’information, et les réseaux sociaux professionnels relaient rapidement l’information.
• Nouvelle cyberattaque : Bien que les systèmes aient été renforcés, une menace informatique ne peut jamais être totalement exclue. En cas de suspicion d’incident de sécurité, le gestionnaire active immédiatement son numéro spécial cyberattaque : 0 805 62 00 10 (numéro gratuit). Les professionnels reçoivent également des alertes par email sur leur adresse professionnelle enregistrée.
• Accès impossible à l’espace client : Si vous êtes un assuré et que vous ne parvenez pas à accéder à votre espace personnel la première action consiste à vérifier auprès de votre mutuelle. La plupart des organismes complémentaires disposent de leur propre portail client. Le gestionnaire intervenant uniquement en arrière-plan pour la gestion technique du tiers-payant.

Viamedis contact mail professionnel de santé : quand l’utiliser ?

Le contact par email via le formulaire de l’espace pro constitue le canal privilégié pour les demandes nécessitant une traçabilité ou un traitement approfondi.

Contrairement au téléphone, l’écrit permet de joindre des pièces justificatives et garantit une preuve de votre démarche.

Utilisez alors le formulaire de demandes sur www.viamedis.fr pour :

• Les contestations de rejets de télétransmission avec justificatifs
• Les demandes de régularisation de paiements avec références précises
• Les questions techniques nécessitant l’intervention du service informatique
• Les modifications de vos coordonnées bancaires ou professionnelles
• Les demandes d’attestations ou de duplicatas

Pour l’envoi de factures spécifiquement, utilisez l’adresse dédiée demande.pec@viamedis.fr.

Cette boîte aux lettres est exclusivement réservée aux prises en charge et aux facturations.

N’utilisez pas cette adresse pour des questions générales ou techniques – votre message risquerait de ne pas être traité.

Aussi, pensez à bien structure votre demande par email en incluant systématiquement :

• Votre numéro RPPS ou ADELI
• La référence exacte du dossier concerné (numéro de facture, date de transmission)
• Une description factuelle du problème rencontré
• Les pièces justificatives en PDF (bordereaux, copies d’écran, attestations)

Le téléphone de Viamedis : Existe-t-il un Numéro Gratuit ?

Le numéro principal de Viamedis est le 0 825 076 076, accessible du lundi au vendredi de 9h à 18h.

Il s’agit d’un numéro surtaxé facturé 0,15€ par minute plus le prix de l’appel selon votre opérateur.

Pour un appel de 10 minutes, comptez environ 1,50€ de surcoût plus votre forfait habituel.

Aussi, le numéro gratuit spécial cyberattaque : 0 805 62 00 10. 

Ce numéro est créé suite à l’incident de sécurité de février 2024.

En effet, l’organisme a ouvert ce numéro vert dédié exclusivement aux questions relatives à la cyberattaque.

Ce numéro reste actif pour répondre aux préoccupations des professionnels et assurés concernant :

• La nature exacte des données exposées (état-civil, dates de naissance, numéros de sécurité sociale, droits en cours)
• Les mesures de protection mises en place depuis
• La marche à suivre en cas de suspicion d’utilisation frauduleuse de données
• Les recours possibles et les démarches auprès de la CNIL

Ce numéro gratuit ne traite pas les demandes habituelles de facturation ou de problèmes techniques classiques.

Adresse postale Viamedis : Où envoyer vos courriers ?

Bien que les échanges dématérialisés soient privilégiés, certaines situations nécessitent encore l’envoi de documents papier.

On citre les contestations formelles avec accusé de réception, documents originaux exigés par les conventions, ou difficultés techniques prolongées empêchant la télétransmission.

Adresse complète du siège social :

1-11 rue Brillat-Savarin CS 11443 75634 Paris Cedex 13

Pour une traçabilité optimale, privilégiez l’envoi en recommandé avec accusé de réception, particulièrement pour les contestations ou réclamations formelles.

Conservez systématiquement une copie de l’ensemble des documents transmis ainsi que la preuve de dépôt postal.

Comment puis-je me faire rembourser ?

Cette question révèle une confusion fréquente qu’il est crucial de clarifier : Viamedis ne rembourse pas les assurés directement.

C’est un intermédiaire technique qui traite les factures des professionnels de santé et effectue les paiements pour le compte des mutuelles.

Si vous êtes un particulier/assuré :

Votre interlocuteur pour obtenir un remboursement reste exclusivement votre mutuelle ou assurance complémentaire santé.

Vous ne devez jamais contacter Viamedis pour une demande de remboursement.

Consultez votre carte de tiers-payant ou vos documents de contrat pour identifier votre organisme complémentaire, puis connectez-vous à leur espace assuré ou contactez leur service adhérents.

La procédure standard de remboursement se déroule ainsi :

1. L’Assurance Maladie (CPAM) traite votre feuille de soins et rembourse sa part
2. Elle transmet automatiquement les informations à votre mutuelle
3. Votre mutuelle calcule sa part complémentaire et vous rembourse
4. Le gestionnaire intervient uniquement en arrière-plan pour traiter techniquement cette transmission

Si vous constatez un retard ou une absence de remboursement de la part complémentaire, la démarche est la suivante :

• Vérifiez sur votre espace assuré de votre mutuelle si le dossier est en cours de traitement
• Consultez votre historique de remboursements pour détecter d’éventuels rejets
• Contactez le service adhérents de votre mutuelle pour comprendre le blocage
• Si votre mutuelle vous indique que le problème provient de gestionnaire tiers-payant, demandez-leur de traiter avec son service client directement.

Si vous êtes un professionnel de santé :

L’organisme vous verse les montants dus au titre du tiers-payant pratiqué. Si vous constatez un retard ou une anomalie de paiement :

1. Formulez votre réclamation sur votre espace dédié (espace professionnel ) en utilisant la rubrique « Mes demandes » ou « Réclamations ». C’est la méthode la plus efficace car elle génère automatiquement un ticket de suivi.
2. Préparez les éléments suivants :
   • Référence exacte de la facture concernée
   • Date de télétransmission
   • Montant attendu et montant éventuellement reçu
   • Copie de l’accusé de réception de télétransmission
   • Bordereaux de paiement des mois concernés
3. Délais de traitement habituels : Une réclamation pour impayé est généralement traitée sous 7 à 10 jours ouvrés. Si le dossier nécessite une investigation auprès de la mutuelle concernée, le délai peut s’étendre à 15 jours.
4. Relance : Si vous n’obtenez aucune réponse après 15 jours, contactez le service professionnel au 0 825 076 076 en mentionnant le numéro de ticket de votre réclamation en ligne.

Les causes les plus fréquentes de non-paiement incluent :

• Facture rejetée pour non-conformité (prescription expirée, accord préalable manquant)
• Droits du patient non ouverts ou suspendus à la date de l’acte
• Erreur dans l’identification du patient (NIR incorrect)
• Dépassement des plafonds de garanties de la mutuelle
• Facture en attente d’un complément d’information

Dans tous les cas, la transparence et la traçabilité de vos échanges passent par l’utilisation prioritaire de l’espace professionnel en ligne.

Foire Aux Questions (FAQ) – Viamedis Contact

Comment envoyer une facture à Viamedis ?

Vous disposez de plusieurs canaux pour transmettre vos factures, classés par ordre de rapidité et d’efficacité :

• Télétransmission via votre logiciel métier (recommandé) : Utilisez votre logiciel de gestion de cabinet compatible avec la norme SESAM-Vitale. La facture est transmise automatiquement et instantanément vers les serveurs sécurisés. Cette méthode garantit le traitement le plus rapide (généralement sous 48h) et élimine les risques d’erreurs de saisie.
• Saisie directe sur le site web : Connectez-vous à votre espace professionnel et utilisez le formulaire de saisie manuelle. Cette option convient pour les factures ponctuelles ou en cas de dysfonctionnement temporaire de votre système de télétransmission. Le traitement intervient sous 3 à 5 jours ouvrés.
•  Email à demande.pec(@)viamedis.fr : Scannez votre facture au format PDF et envoyez-la accompagnée de tous les justificatifs nécessaires (ordonnance, accord préalable le cas échéant). Mentionnez en objet votre numéro RPPS et la référence du patient. Délai de traitement : 5 à 7 jours ouvrés.
• Fax au 0 825 826 282 : Cette méthode subsiste pour les professionnels non équipés informatiquement, mais elle est vouée à disparaître. Le numéro est également surtaxé. Délai de traitement : 7 à 10 jours ouvrés.

Quelle mutuelle fait partie de ce tiers payant ?

L’organisme ne constitue pas une mutuelle mais un opérateur technique de tiers-payant.

L’entreprise gère le traitement des factures et les paiements pour le compte de plus de 600 organismes complémentaires santé en France.

Parmi les principales mutuelles et assurances utilisant les services de ce gestionnaire, on compte :

• AESIO Mutuelle et l’ensemble du groupe AESIO (Eovi Mcd, Apicil, etc.)
• Malakoff Humanis
• Harmonie Mutuelle
• SwissLife
• Mutex
• Radiance Mutuelle
• De nombreuses mutuelles d’entreprise et institutions de prévoyance

L’organisme participe également à plusieurs réseaux de soins qui négocient des tarifs préférentiels avec les professionnels de santé :

• Carte Blanche Partenaires : réseau multispécialités (optique, dentaire, audioprothèse)
• Itelis : réseau dentaire
• Kalixia : réseau optique et dentaire
• Santéclair : réseau tous soins (optique, dentaire, audioprothèse, ostéopathie, etc.)

Conclusion : Optimiser vos échanges avec le gestionnaire tiers payant

La clé d’une relation efficace avec l’organisme  repose sur la compréhension de son rôle d’opérateur technique et sur l’utilisation des bons canaux de communication selon vos besoins.

• Pour les professionnels de santé, privilégiez systématiquement la télétransmission pour vos factures et le formulaire en ligne de votre espace pro pour vos demandes. Ces canaux offrent traçabilité, rapidité et suivi en temps réel. Réservez le téléphone aux situations urgentes nécessitant une réponse immédiate ou un déblocage rapide.
• Pour les particuliers, retenez que Viamedis n’est jamais votre interlocuteur direct. Toute question relative à votre couverture santé, vos remboursements ou votre contrat doit être adressée à votre mutuelle. L’organisme intervient uniquement en support technique invisible pour vous.

Gardez précieusement vos identifiants, documentez systématiquement vos échanges et n’hésitez pas à utiliser le formulaire en ligne même pour des questions qui vous semblent simples.